Maîtriser la gestion du temps et les compétences organisationnelles pour réussir

La gestion du temps et les compétences organisationnelles sont des facteurs de protection essentiels de la santé mentale qui réduisent le risque d'épuisement professionnel et améliorent la productivité grâce à trois compétences essentielles : la conscience du temps, l'organisation des tâches et l'adaptation des stratégies, qui peuvent être renforcées par des conseils thérapeutiques professionnels.

Votre liste de choses à faire vous donne-t-elle l'impression de diriger votre vie plutôt que l'inverse ? Maîtriser la gestion du temps n'est pas seulement une question de tâches à accomplir, c'est aussi une question de protection de votre bien-être mental et de maîtrise de votre vie quotidienne. Explorons les compétences qui peuvent transformer un chaos accablant en un succès durable.

L’importance de la gestion du temps et des compétences organisationnelles

Lorsque vous entreprenez une tâche au travail, à l’école ou dans votre vie privée, il existe diverses compétences et aptitudes qui peuvent vous aider à accroître votre efficacité, à réduire votre stress et à vous rapprocher de vos objectifs. Ces compétences valent la peine d’être développées car il s’agit là de résultats potentiels intéressants, notamment parce que le fait d’être constamment débordé et de se sentir impuissant face à ses tâches peut conduire à l’épuisement professionnel, un type d’épuisement lié au stress dont les symptômes sont similaires à ceux de la dépression.

Qu’est-ce que la gestion du temps et les compétences organisationnelles ?

Les compétences en matière de gestion du temps et d’organisation sont sans doute les deux aptitudes les plus importantes pour une productivité saine et durable. Comprendre les composantes de chacune d’entre elles ainsi que leurs liens peut vous aider à être plus efficace dans votre travail et à réduire le risque d’effets négatifs sur la santé mentale liés au stress ou à l’épuisement.

Les compétences de base de la gestion du temps

La gestion du temps est l’une des nombreuses compétences d’autodiscipline fortement associées à la réussite scolaire, professionnelle et personnelle. Cependant, la gestion du temps est une compétence plus complexe que la plupart des gens ne le supposent, qui ne se limite pas à l’utilisation d’un agenda ou au respect d’un calendrier. Des recherches menées en 2017 suggèrent qu’il s’agit en fait d’un sous-ensemble plus large de trois compétences de base :

La conscience

• La prise de conscience, c’est-à-dire la capacité d’une personne à considérer le temps comme une ressource limitée, à conceptualiser la manière dont elle l’utilise et à comprendre la quantité de temps qu’elle doit réserver à chaque tâche.

L’organisation

• L’organisation, qui comprend la fixation d’objectifs, l’organisation, la planification et la création de la structure nécessaire pour accomplir efficacement le travail.

Adaptation

• L’adaptation, qui consiste à surveiller son emploi du temps, à identifier les forces et les faiblesses potentielles d’une approche donnée et à apporter des changements proactifs afin d’utiliser son temps plus efficacement.

Les compétences en matière d’organisation sont généralement celles auxquelles les gens pensent lorsque le sujet de la gestion du temps est abordé. La plupart des conseils en matière de gestion du temps relèvent généralement de cette catégorie, qu’il s’agisse de la tenue d’un calendrier ou d’une liste de choses à faire, ou encore de l’établissement d’un emploi du temps et du suivi du temps. Il semble toutefois que ces trois compétences soient tout aussi importantes lorsqu’il s’agit de maximiser une productivité durable. Cela peut expliquer pourquoi il est fréquent que des personnes essaient d’adopter des compétences pour gérer leur temps et se découragent lorsque leurs nouvelles techniques sont inefficaces ; il se peut qu’elles ne se soient concentrées que sur un tiers des tactiques nécessaires.

L’étude de 2017 citée ci-dessus indique également que la plupart des gens ont des difficultés avec les compétences liées à la prise de conscience et à l’adaptation plutôt qu’à l’arrangement. Cela peut s’expliquer en partie par le fait que les compétences de prise de conscience sont principalement associées à la prévention de la procrastination et que les compétences d’adaptation sont le principal moteur de la hiérarchisation des tâches. Sans ces deux compétences, une personne peut avoir du mal à planifier et à entreprendre des tâches importantes, quelle que soit la qualité de ses compétences d’organisation.

Les compétences de base de l’organisation

La compétence globale d’organisation personnelle est la plus étroitement liée à la composante d’organisation de la gestion du temps, mais elle peut également être utile pour la prise de conscience et l’adaptation. Inversement, une bonne gestion du temps repose sur la fixation d’objectifs et la réflexion stratégique, qui peuvent toutes deux être améliorées par une organisation adéquate.

Il existe de nombreux types de compétences organisationnelles qui peuvent permettre à une personne de gérer son temps plus efficacement, notamment celles énumérées ci-dessous.

Organiser son espace

L’acquisition de compétences et d’habitudes liées à l’organisation physique peut constituer une étape fondamentale pour améliorer l’organisation en général. L’organisation physique ou environnementale consiste à maintenir un espace de travail ou d’étude propre, à éliminer le désordre et à veiller à ce que les ressources dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches soient à portée de main.

Les recherches suggèrent qu’un espace de travail encombré peut en fait augmenter la surcharge cognitive et diminuer la mémoire de travail, ce qui peut avoir des effets négatifs importants sur la concentration et la productivité.

Planification

Une planification productive est souvent une compétence essentielle pour le travail ou l’école. La planification est une forme d’organisation mentale qui peut vous aider à fixer des objectifs, à définir les étapes à suivre pour les atteindre et à gérer les problèmes imprévus qui peuvent survenir. En d’autres termes, elle peut vous aider à définir un chemin clair vers l’accomplissement lorsque vous travaillez sur des tâches compliquées, afin de vous aider à rester sur la bonne voie.

Suivi des tâches

Le suivi des tâches et de leurs nombreux éléments peut vous aider à vous en occuper sans vous laisser submerger. Il peut être utile de vous considérer comme un chef de projet : Vous devez veiller à ce que tous les détails soient organisés afin de garantir l’achèvement de la tâche globale. Cependant, une bonne gestion de projet est rarement possible si vous gardez tous les détails dans votre tête. C’est pourquoi l’utilisation d’outils de gestion de projet ou d’autres aides comme les calendriers, les outils de suivi des tâches et les planificateurs peut être un élément clé de cet aspect de l’organisation.

Maintenir un calendrier

Comme beaucoup le savent déjà, le maintien d’un emploi du temps dédié peut être un élément important pour rester organisé. Un calendrier clair et à jour peut vous aider à rester sur la bonne voie et à respecter les délais. Parmi les aspects de cette compétence dont les gens sont moins conscients, citons le fait de connaître ses limites, d’apprendre à estimer le temps nécessaire à l’accomplissement de certaines tâches et de laisser stratégiquement des parties de son calendrier ouvertes pour se reposer et faire face à des événements imprévus ou à des contretemps.

Affectation des ressources

L’allocation des ressources consiste à déterminer quelles sont les ressources dont vous disposez qui pourraient vous être le plus utiles pour accomplir différentes tâches, puis à organiser leur utilisation en fonction des besoins. Par exemple, si vous êtes un étudiant et que votre travail nécessite l’utilisation d’un ordinateur équipé d’un logiciel spécialisé dans la bibliothèque de votre établissement, le fait de noter quand la bibliothèque sera ouverte et de réserver l’ordinateur à l’avance peut être considéré comme un exemple d’allocation de ressources.

Établir des priorités

L’établissement de priorités est l’une des compétences les plus importantes à développer pour gérer efficacement son temps. Pour hiérarchiser les tâches, il faut prendre des décisions délibérées et rationnelles sur celles qui requièrent le plus d’attention. Les quatre étapes d’une hiérarchisation efficace peuvent être les suivantes :

• Réfléchir aux tâches. Réfléchissez logiquement au poids relatif de chaque tâche de votre liste, au temps qu’il vous faudra pour l’accomplir et aux ressources extérieures dont vous aurez besoin. Par exemple, si vous avez besoin de consulter un collègue pour accomplir une certaine tâche, vous devrez la classer par ordre de priorité à un moment où cette personne sera disponible.
• Classez les tâches par ordre de priorité. Organisez votre liste de tâches de la plus haute priorité à la plus basse en fonction de la date limite, de l’importance, des ressources et de votre niveau d’énergie. Assurez-vous de disposer d’une marge de manœuvre pour les tâches qui pourraient prendre plus de temps que prévu.
• Contrôlez et évaluez. En cours de route, vous pouvez également prendre du recul et vous demander si vous tenez bien vos objectifs, si votre plan initial a besoin d’être actualisé ou adapté, et quelles sont les possibilités d’amélioration de votre efficacité.
• Récompensez-vous. Le fait de cocher des tâches sur votre liste de choses à faire peut libérer de la dopamine, une substance chimique du cerveau qui procure une sensation de bien-être. Si cette satisfaction peut suffire à vous faire avancer dans l’accomplissement de tâches ou d’éléments plus modestes, le fait de vous récompenser par une collation ou une activité agréable après avoir accompli des tâches plus importantes peut vous aider à conserver votre élan et à rester motivé pour continuer à accomplir des tâches plus importantes à l’avenir.

Les liens entre l’organisation et la gestion du temps

Les compétences de base de la gestion du temps – l’adaptation, la prise de conscience et l’organisation – ont toutes des compétences correspondantes liées à l’organisation. Tout d’abord, la compétence de gestion du temps consistant à établir des priorités est un élément essentiel de l’adaptation, car la planification et l’examen logique de vos tâches peuvent vous permettre d’apporter à votre routine des changements susceptibles d’accroître votre efficacité.

Gestion du temps et compétences organisationnelles : Une formule pour la productivité

De même, la planification et la fixation d’objectifs sont des éléments importants des compétences de prise de conscience, et l’organisation de l’espace de travail, le suivi des tâches, le maintien des calendriers et l’affectation des ressources sont autant d’exemples de compétences d’organisation. En d’autres termes, toutes les compétences dont il est question ici sont interdépendantes, et le fait d’apprendre à mobiliser et à affiner chacune d’entre elles peut améliorer votre productivité de manière significative.

Productivité et santé mentale

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une personne peut avoir des difficultés à gérer son temps, à s’organiser ou à être productive, et beaucoup d’entre elles peuvent être liées à la santé mentale. Par exemple, une personne peut procrastiner parce qu’elle a une faible estime d’elle-même et ne croit pas en sa capacité à bien accomplir ses tâches, ou parce qu’elle souffre d’une forme non traitée de neurodivergence, comme le trouble déficitaire de l’attention/hyperactivité. Une personne qui subit les effets du perfectionnisme et de l’anxiété risque de s’épuiser facilement si elle ne dispose pas de tactiques pour gérer ces tendances, et une personne qui n’a pas de stratégies saines pour gérer le stress risque d’être facilement submergée par ses échéances et ses listes de choses à faire.

Comment la thérapie peut-elle aider ?

Un travailleur social agréé peut apporter son soutien dans chacun de ces cas, qu’il s’agisse de fournir à la personne des conseils et des mécanismes d’adaptation ou de lui apprendre à reconnaître, à modifier et à gérer les pensées déformées.

La téléthérapie au service de la productivité

Bien que de nombreuses personnes puissent tirer profit d’une rencontre avec un thérapeute, le fait d’appeler les bureaux locaux pour trouver un prestataire disponible, puis de se rendre régulièrement à un rendez-vous et d’en revenir, peut représenter un obstacle aux soins, en particulier pour les personnes qui ont un emploi du temps chargé ou qui ont du mal à gérer leur temps. Dans de tels cas, la thérapie par télésanté peut représenter une option plus pratique, et la recherche suggère qu’elle peut offrir des avantages similaires à ceux des soins en personne. Grâce à la plateforme de télésanté de ReachLink, vous pouvez entrer en contact avec un travailleur social clinique agréé, spécialisé dans l’aide à l’élaboration de stratégies efficaces de gestion du temps et d’organisation. Nos séances de thérapie par vidéo vous permettent de relever ces défis depuis le confort de votre domicile, ce qui facilite l’intégration du développement personnel dans votre emploi du temps chargé.

À retenir

Les capacités de gestion du temps et les compétences organisationnelles sont étroitement liées, et toutes deux sont généralement nécessaires pour être productif et atteindre ses objectifs au travail ou à l’école. Il existe un grand nombre de méthodes différentes que vous pouvez essayer de mettre en œuvre pour renforcer vos compétences dans ce domaine, comme indiqué ci-dessus. Rencontrer un travailleur social clinique agréé par l’intermédiaire de ReachLink peut vous aider à résoudre les problèmes de santé mentale qui vous empêchent peut-être d’atteindre vos objectifs.